Como dar feedbacks a funcionários emocionalmente sensíveis

Em algum momento da sua carreira você deve ter se deparado com a tensão de dar um feedback a um funcionário emocionalmente sensível. E por emocionalmente sensível entenda aquele funcionário que ao receber um feedback sempre encontra respostas rápidas para se defender, ou aquele que aumenta o tom de voz e perde a compostura, ou pior, aquele que chora. Se você ainda não passou por nenhuma situação semelhante, acredite, este momento vai chegar! 

É normal não estarmos acostumados a falar sobre nossas emoções e menos ainda, transparecermos nossa vulnerabilidade. Do ponto de vista evolutivo, nosso cérebro interpreta essas conversas como ameaças, e libera hormônios como a adrenalina que deveria, supostamente, nos ajudar a dar no pé de um leão ou outra ameaça natural.

Esse instinto natural que temos de evitar as conversas difíceis é enormemente potencializado quando passamos a temer não só nossa parte na conversa como também as reações ruins das pessoas com quem falamos. Acontece então o inevitável: seu funcionário fica o ano todo a espera do feedback de final de ano e totalmente despreparados, líder e liderado transformam um momento de troca em um show de horrores. É gritaria pra um lado e discussão pro outro. 

Não entraremos no mérito das avaliações de desempenho anuais. Se você acompanha nosso blog, você já deve saber qual é o nosso posicionamento. O objetivo deste post é oferecer para você, líder, dicas de como conduzir com maestria uma reunião de feedback com um funcionário que grita, chora ou é extremamente defensivo.

Lembre-se das boas intenções

É praticamente unânime a vontade de ter sucesso pessoal e profissional e é de conhecimento de todos que os feedbacks são muito muito importantes já que ao expandir nossa perspectiva nos permite encontrar "pontos cegos" e corrigir ou melhorar nossos comportamentos. 

Ter claro para você o porquê de estar dando o seu feedback e deixar claro pro seu funcionário quais são as suas intenções é de extrema importância neste processo. Lembre-se de ressaltar que você se importa com o sucesso dele, que o sucesso dele é o seu sucesso, que você quer ver ele crescer e que estará lá para apoiá-lo e ajudá-lo a melhorar, como um bom líder deveria fazer.

Se prepare

Aprendemos a melhor regular nossas emoções com a prática. Se nos encontramos despreparados é provável que quando nosso funcionário "estourar" nós "estouremos" junto e comecemos uma discussão pouco produtiva. Por isso, é tão importante se preparar antes de reuniões de feedback! Procure se centrar, apaziguar suas emoções, refletir sobre todos os pontos que você deseja abordar, levantar dados e exemplos que deixem claro o seu ponto de vista e as suas intenções.

Ancore suas emoções e o objetivo da conversa

Quando estamos lidando com funcionários emocionalmente sensíveis temos de ser a âncora da conversa. Ter a capacidade de permanecer calmo em meio ao caos  e conseguir sempre trazer a consciência que o objetivo daquela conversa é o crescimento e o desenvolvimento da parte são importantes para conduzir a conversa até o final. Dependendo da reação do seu funcionário, proponha remarcar a conversa para quando ele estiver mais calmo. Isto faz com que ele consiga refletir sobre seu feedback com mais clareza e de forma menos temperamental.

O que fazer se meu funcionário começar a chorar?

Funcionários com baixa estima tendem a levar um feedback negativo como um reforço de uma auto imagem fraca e distorcida. Nesta hora, é muito importante entender que dar um feedback duro não tem nada a ver com rigidez e agressividade. A mensagem pode ser a mais difícil possível que ainda sim você pode dá-la de forma gentil e empática. Algumas outras dicas que podem te ajudar nesta hora são:

  • Fazer a reunião no final do dia, desta forma seu funcionário pode ir para casa assim que terminar
  • Ter em mão lencinhos de papel, desta forma a pessoa pode fazer pausas sem pressa e se recompor
  • Remarcar a conversa para outro dia. Diga para seu funcionário que entende que ele esteja chateado e que vocês podem terminar a conversa no dia seguinte
  • Lembre-o sempre das suas boas intenções e que você está do lado dele

O que fazer se meu funcionário começar a gritar?

É neste momento que praticar a regulação das suas emoções é tão importante. No momento em que seu funcionário começar a gritar e conversar de forma agressiva sua tendência será de revidar e atacá-lo com a mesma força. Quando isto acontecer, lembre-se de respirar e encontrar o seu centro. A agressividade e enfrentamento só levará seu funcionário acreditar que você está "contra ele", o que não é verdade.

Outra solução é encerrar a reunião caso ela não esteja sendo produtiva. Diga para o seu funcionário respirar fundo e diminuir o tom de voz, mostre que a conversa não está sendo produtiva daquela forma. 
Remarcar a conversa, dependendo no nível de estresse e ansiedade, pode ser uma boa saída também.

O que fazer se meu funcionário ficar extremamente defensivo?

É comum as pessoas se omitirem de culpas e responsabilidades através de longas explicações e justificativas. Se isso for um padrão em um dos seus funcionários peça para que ele escute mais e incentive-o a fazer perguntas esclarecedoras. Nestes casos, você pode tentar entender também por quais motivos seu funcionário não vê algo como sua responsabilidade ou tentar mostrar que o lugar de "vítima" é pouco produtivo e útil. Mostre como ele pode se empoderar assumindo responsabilidade por suas ações.

Como lidar com casos recorrentes

Se você perceber que algum destes comportamentos acontecem de forma recorrente, sente-se com seu funcionário e procure entender o porquê destas reações e o que você pode fazer para ajudá-lo. Explique-o também o que você espera destas interações.
Um ponto muito importante é não deixar acumular feedbacks, sempre que possível da forma mais empática e gentil possível mostre a seu funcionário como ele pode melhorar.

É comum liderados enxergarem seus líderes como alguém que está "contra" eles. Deixe claro suas intenções, se prepare para ter conversas construtivas, saiba regular suas emoções e conduzir a conversa da melhor forma possível. Estamos todos do mesmo lado!

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