Semestral? Bimestral? Como definir o seu ciclo de metas

Por Felipe Ossemer
felipe@qulture.rocks


Neste artigo discutimos os fatores que devem ser levados em consideração para que uma empresa defina a duração do seu ciclo de metas, além de uma análise de prós e contras de ciclos mais curtos e ciclos mais longos, e influência de fatores como a maturidade da empresa e o seu setor de atuação na definição do seu ciclo.

O artigo é relevante independentemente da metodologia que sua empresa preferir adotar: Management by Objectives, Gestão por Diretrizes, Objectives and Key-Results (OKRs) ou qualquer outra prática.

Introdução

O ciclo de metas de uma empresa é o prazo decorrido entre cada processo de definição de metas do nível organizacional passando pelos times e terminando, em alguns casos, nos indivíduos. Dentro de um ciclo, acontecem as fases de definição (o início do ciclo), execução, checagem e aprendizado:

O tamanho do ciclo, ou a frequência do processo de metas de uma empresa, pode variar de mensal, em alguns casos, até anual, em outros.

O ciclo de metas de uma empresa é o prazo decorrido entre cada processo de definição de metas do nível organizacional passando pelos times e terminando, em alguns casos, nos indivíduos.

Metas e PDCA

PDCA é o ciclo de melhoria contínua que todos devemos praticar. Nele, são definidas hipóteses na fase de Planning, essas hipóteses são testadas no período de execução, ou Doing, seus resultados são avaliados em Checking, e as hipóteses são calibradas para se iniciar outro ciclo em Acting.

Se pensarmos no ciclo de metas que ilustramos na figura acima, um ciclo de definição de metas é muito parecido com um ciclo de PDCA. Nele também são definidas metas, às quais precisam ser batidas com base em hipóteses (planos de ação). Essa execução é verificada, aprendizados são desenvolvidos, e o ciclo se repete.

Assim, quanto mais ciclos a empresa desenvolve, mais ela aprende e melhora.

Os fatores que influem na definição do ciclo

Diversos fatores impactam seu processo de definição do ciclo ideal de metas para sua empresa. Dentre eles, vamos discutir três dos mais importantes: o mercado da empresa, a maturidade do negócio e o domínio das práticas de gestão por metas.

Mercado

É fato que praticamente todos os mercados passaram a ser mais instáveis nas últimas décadas, devido a fatores como a globalização (que abriu diversos mercados a concorrentes de todos os cantos do mundo) e a aceleração do desenvolvimento tecnológico (que criou novas mídias, novos meios de comunicação, e diversas empresas novas que romperam com o status quo de mercados muito antigos, como táxis, hotéis e restaurantes).

No entanto, certos mercados ainda podem ser categorizados como mais "nervosos" do que outros, e portanto mais previsíveis na forma como afetam as empresas que deles participam. Exemplos: faz sentido pensarmos que o mercado de fabricação e venda de ketchup seja mais estável do que o desenvolvimento e comercialização de aplicativos móveis: o gestor da fábrica de condimentos tem uma razoável visibilidade do que deve ocorrer no seu mercado nos próximos 6 a 12 meses, enquanto o gestor da firma de aplicativos pouco consegue prever o que ocorrerá no seu mercado na próxima semana (veja o exemplo do game Pokemon Go que tomou todas as empresas de jogos eletrônicos, inclusive a própria Nintendo, dona do game, de surpresa).

Quanto mais "nervoso" seu mercado, mais curtos devem ser os ciclos, pois mais rápida vai ser a iteração e o PDCA, e mais rápida vai ser a velocidade de reação da empresa ao que acontece no seu mercado. Se uma empresa de games esperar 1 ano para rever suas metas, provavelmente estará falida antes de chegar o começo do novo ciclo.

Maturidade do negócio

Metas podem ser usadas por qualquer pessoa ou grupo de pessoas independente do tamanho do grupo. Ou seja, gestão de metas não é só coisa de empresa grande. O que faz muita diferença não é o tamanho da empresa, mas sim a maturidade do modelo de negócios a que ela se propõe, que afeta principalmente a capacidade de ver com clareza cenários consideravelmente à frente.

Principalmente startups ou departamentos que estão fazendo algo pela primeira vez dentro da sua organização não vão conseguir ver com precisão o seu futuro. Tudo ainda é muito nublado para estes grupos.

Nestas situações, recomenda-se traçar metas mais curtas e ciclos de iteração e correção de rota rápidos, evitando metas ‘chutadas’ que correm o risco de perderem sua relevância rapidamente e desmotivarem o time ao longo do prazo caso não tenha sido um bom palpite.

Normalmente metas trimestrais ou até mensais farão mais sentido que semestrais, anuais ou plurianuais.

Domínio de metodologias

Sempre que se começa com uma nova metodologia, não é positivo se imaginar sendo um ‘faixa-preta’ logo no day 1, querendo já usá-la do jeito que outros grupos mais experientes a usam. Ninguém aprende a andar de bicicleta descendo pirambeiras íngremes por aí.

Por isso, caso a sua organização não tenha uma cultura de metas e principalmente de medição\métricas, procure usar ciclos bem curtos (mensais, bimestrais ou trimestrais) para iterar mais rápido acelerando o aprendizado da organização com a metodologia e consequentemente aumentado as habilidades da empresa em planejamentos mais de longo prazo.

Conclusão

Pondere estes três fatores para a definição de qual ciclo se encaixa melhor na sua organização e lembre-se:

  • Quanto mais "nervoso" seu mercado, mais curto deve ser o ciclo
  • Quanto mais "imaturo" seu modelo de negócios, mais curto deve ser o ciclo
  • Quanto menor o domínio das ferramentas de gestão pela sua empresa, mais curto deve ser o ciclo
  • Evite implementar modelos prontos, principalmente benchmarks "cegos" de empresas como Google, Netflix, etc. Cada empresa tem a sua realidade e necessidades.