Dicas para a Integração de Novos Colaboradores: Maximizando a Produtividade e a Rampa de Aprendizado

Uma nova cultura empresarial, processos e tecnologias distintos, novos colegas de trabalho. Para novos colaboradores, adaptar-se às realidades de um novo emprego pode ser um processo bastante assustador.

Além de difícil para o colaborador, o processo de integração é também um grande desafio para as empresas: é uma fase geralmente ligada a baixos níveis de produtividade e altíssimo risco de turnover.

Por isso, achamos que um processo de integração/onboarding robusto e bem estruturado pode ser um grande ativo para a área de Recursos Humanos, pois:

  • Diminui o turnover dos novos contratados
  • Diminui o tempo de rampa (tempo que o colaborador leva para atingir sua produtividade esperada)

Integração estruturada

Algumas estatísticas sobre integração de novos colaboradores:

  • 69% dos colaboradores tem mais chances de ficar na empresa (ou seja, menos risco de turnover) por até 3 anos se passarem por um processo estruturado de integração [1]
  • Até 20% do turnover de uma empresa se dá nos primeiros 45 dias da vida do colaborador com a empresa [2]
  • Empresas com processos estruturados de integração têm retenção até 20% maior do que empresas sem processos de integração [3]

Os recém-contratados precisam conhecer melhor a estrutura da empresa e as pessoas que ali trabalham. Além disso, eles precisam estar capacitados e qualificados para integrarem de forma eficiente a equipe, recebendo o acompanhamento e os treinamentos certos.

Mas é preciso levar em consideração que, por trás do colaborador existe um ser humano. Então, além de olhar para o lado profissional, a empresa também precisa estar atenta aos aspectos pessoais do indivíduo, para que sua integração seja realmente de sucesso.  Algumas empresas promovem eventos fora do trabalho que permitam a integração do colaborador com seus novos colegas no nível pessoa, como happy hours ou almoços de grupo.

No aspecto da gestão da performance, é muito comum que a empresa institua um processo de avaliação e feedback inicial, que muitas vezes culmina na conversão do período de experiência em um contrato efetivo.

Para que essa integração dos novos colaboradores seja positiva e para que eles sejam mais produtivos e rendam bons resultados, algumas dicas podem ser seguidas, como as que listamos a seguir.

Ofereça bons treinamentos

A melhor estratégia de uma empresa para melhorar o desempenho e aumentar a produtividade de novos colaboradores é a realização de treinamentos para as suas equipes, principalmente focando nos novos integrantes.

Aliás, esse treinamento precisa ser condizente com as necessidades diárias da organização, e deve ter todas as informações necessárias para que novos colaboradores se sintam familiarizados com a função e a empresa, e saibam executar seu trabalho da melhor forma possível.

Os dois tipos mais comuns de treinamento em período de integração são:

  • Treinamentos funcionais, relacionados às atividades específicas do colaborador no seu novo trabalho (como operação de sistemas internos), e
  • Treinamentos culturais, que falem sobre como a empresa funciona, seus valores, princípios, além de comportamentos aceitos e não aceitos

Associe o contratado a um mentor

Algumas empresas têm programas de mentoria para novos contratados, bastante simples de se implementar. Mentores são importantes pois dão apoio e também servem de exemplo para novos colaboradores.

Um mentor tem como principais atribuições a) apresentar o novo contratado para as pessoas da empresa (o que pode ou não seguir um roteiro pré-definido) e b) servir de ponto focal para quaisquer dificuldades que esse novo membro do time possa ter, com sistemas, processos ou coisas simples como onde estacionar o carro e onde achar um café bacana e barato nas redondezas do escritório.

Dê ao novo colaborador o que ele precisa para trabalhar

É uma boa prática que o novo colaborador já chegue no seu primeiro dia de trabalho com uma mesa, um computador, crachá, email e acessos aos principais sistemas da empresa estabelecidos. Alguns mimos também são uma excelente idéia de como fazer essas pessoas se sentirem mais bem acolhidas. Algumas idéias que vimos em empresas bacanas:

  • Caderno personalizado
  • Camiseta da empresa
  • Canetas e lápis
  • Adesivos para laptop
  • Broches e bótons

O processo de integração de novos colaboradores é bem delicado. As primeiras impressões contam muito, e ninguém quer chegar na empresa com um pilha de papéis para preencher e sem equipamento necessário para realizar suas novas funções.

4Cs: Uma forma de pensar a integração

Os melhores programas de integração de colaboradores levam em consideração alguns pontos importantes, para que a nova equipe comece a contribuir rapidamente. Esses processos são conhecidos como os 4 Cs:

Conformidade (Compliance)

Este é o nível mais básico dos processos de integração de novos colaboradores. Ele inclui ensiná-los as regras e regulamentos legais e relacionadas com políticas básicas da empresa.

Um dos motivos mais comuns de um novo colaborador se sentir deslocado é não conhecer a empresa como um todo. Além de nem sempre receberem orientações e objetivos claros, eles não têm uma percepção mais ampla do lugar em que estão trabalhando, nem da importância disso ou de como as coisas funcionam por ali.

Uma dica interessante é permitir que os novos colaboradores tenham acesso online a todos os documentos em um portal de integração. 

Esclarecimento (Clarification)

Esclarecimento se refere a garantir ao novo colaborador um entendimento claro de suas novas funções, bem como tudo o que está relacionado a isso. Aqui entra tudo o que envolve o novo trabalho e o que a empresa espera do colaborador.

Ao mostrar e explicar a ele todos os processos da empresa e suas expectativas, faz com que esse novo integrante adquira mais responsabilidade e senso de equipe diante da organização.

Cultura (Culture)

A cultura da empresa é uma categoria ampla, que inclui proporcionar aos novos colaboradores o senso das normas organizacionais, tanto formais quanto informais.  O novo integrante da equipe de trabalho deve refletir a sua nova identidade corporativa e imergir na cultura da empresa de forma rápida e eficiente.

Conexão (Connection)

Aqui estão as relações interpessoais que são vitais para as redes de informação estabelecidas dentro de uma empresa. É importante incluir uma maneira de os colaboradores se comunicarem facilmente e se conectarem entre si e com a organização. Isso o torna estável e integrado ao grupo de forma muito mais rápida.

Para que haja o sucesso de integração do colaborador e consequente aumento de produtividade, é importante que esses quatro “Cs” estejam alinhados, de forma que não falte na empresa nenhum deles.

Conhecer as necessidades da equipe, a forma como trabalham, bem como fazê-los se sentirem parte da organização, ensinando-os tudo o que for necessário para entender os processos da empresa faz com que aumentem consideravelmente sua produtividade.

Quer entender melhor como colocar essas dicas em prática? Possui mais alguma tática para aumentar a produtividade dos novos colaboradores? Deixe o seu comentário nesse artigo :)

Referências

[1] [2] http://blog.octanner.com/editor-picks/an-onboarding-checklist-for-success-infographic

[3] http://www.urbanbound.com/blog/onboarding-infographic-statistics