Case Convenia: entenda como a Qulture.Rocks contribuiu para números melhores

Como a Convenia reduziu 4,7% da sua taxa de turnover e teve uma evolução de 11,86 pontos na GPTW com práticas facilitadas pela Qulture.Rocks

A Convenia, assim como nós, é uma HR Tech! Seu objetivo é levar tecnologia para os RHs, desburocratizando os processos das áreas de Departamento Pessoal e Benefícios, com um software e serviços voltados para gestão cadastral de colaboradores, admissão, férias, folha de pagamento e gestão de benefícios.

Os responsáveis pelo projeto e condução da Qulture.Rocks são os dois integrantes do time de Gente & Gestão da empresa. A Laura Dias, que conduz a área de gente e desenvolvimento, e o Jônatas Takara, responsável por gestão e performance.

Ambos assumiram o desafio de estruturar o RH da Convenia em 2019, sem experiência prévia na área, já que a Convenia queria trazer pessoas que pudessem olhar os processos tradicionais com um outro olhar para conseguir aplicá-los de uma forma inovadora, que gerasse valor para o negócio e não apenas de forma automática ou com vícios de outras empresas.

A estruturação de um time de RH estratégico

Com o crescimento rápido do time da startup, os sócios perceberam que precisariam ter uma área que sustentasse a entrada de novas pessoas, contínuo desenvolvimento de quem já estava e ainda a melhoria de índices como turnover e satisfação em trabalhar na empresa.

Tendo os processos de Departamento Pessoal (admissão, benefícios, gestão de férias e times, entre outros) já automatizados e digitalizados através da própria solução do Convenia, era hora de olhar para a gestão de talentos. O primeiro passo, portanto, foi criar uma área de RH que fosse estratégica, ágil, coesa e que realmente fosse voltada para pessoas.

Para viabilizar isso, sentiram a necessidade de terem uma plataforma para conduzir todos esses processos de forma efetiva.

"A gente sentia que algumas áreas se desenvolviam mais do que outras, e queríamos deixar isso mais homogêneo. As pessoas não se sentiam reconhecidas nem desenvolvidas, e a taxa de turnover era alta, o que gerava alta necessidade e custos de contratação."

A busca pela plataforma mais completa de gestão de desempenho

"Na época, pesquisamos muitos fornecedores, porém o que mais brilhou nossos olhos foram os valores e práticas que a Qulture prega através dos seus conteúdos. Nossa prioridade inicial era lançar uma avaliação de desempenho, mas toda a parte de feedbacks, elogios, 1:1s e OKRs fez todo sentido para nós, pois era tudo aquilo que queríamos construir futuramente no nosso time de RH.

Após a decisão pela Qulture.Rocks em agosto de 2019, a relação com a Convenia começou com o onboarding, fase em que um ou uma ISM (Implementation Success Manager) faz um diagnóstico mais completo da empresa e seus desafios, conduz toda capacitação necessária para as administradoras da plataforma, e traça estratégias e marcos de sucesso com o cliente para o projeto.

O primeiro lançamento e seus aprendizados

A implantação da plataforma começou pela avaliação de desempenho atrelada a construção de PDIs, pelo fato da empresa acreditar que a avaliação por si só resolveria todos os problemas. E em seguida, o produto de feedback e o mural de elogios foram apresentados para o time.

"A primeira avaliação de desempenho não saiu como esperado, pois o planejamento foi falho, avaliações de pares com pouco contato entre si, formulário extenso, um período muito longo até as devolutivas, dentre outros pontos."

"Com isso, não alcançamos nosso objetivo de deixar mais claro para as pessoas os pontos que elas precisavam desenvolver. Acabamos pegando receitas prontas mercado afora, e esse foi o erro mais grave. Contudo, foi importante para aprendermos, e hoje já temos muito mais claro o que precisamos melhorar para o próximo ciclo de avaliação."

Neste sentido, a empresa percebeu que apenas rodar uma avaliação de desempenho por si só não resolve todos os problemas, pois é apenas a etapa inicial de um ciclo de desempenho que engloba muitas outras etapas, portanto, deve estar muito bem conectado com todas as outras práticas de gestão. Afinal, grande parte do trabalho está em criar ações e acompanhar o resultado delas após esse diagnóstico que uma avaliação de desempenho nos dá.

Um grande aprendizado absorvido foi que as empresas não devem copiar modelos de avaliação prontas no mercado e aplicá-las sem muito critério e clareza sobre quais são os outputs esperados. Um ciclo de avaliação de desempenho deve ser idealizado com muito cuidado para cada empresa e considerar os comportamentos esperados dada a sua realidade e objetivo com esse processo.

Esse momento foi importante para que a estratégia do time de Gente & Gestão fosse repensada e novos rituais fossem criados e enraizados na cultura da Convenia, de forma que todos os colaboradores realmente vissem valor no trabalho da Laura e do Jônatas.

O contexto do trabalho remoto e a oportunidade de engajar o time em novas práticas

Com os aprendizados da avaliação de desempenho e um baixo engajamento nos produtos de feedbacks contínuos e mural de elogios, a próxima aposta do RH foi melhorar as interações e alinhamento entre líderes e lideradas através do produto de liderança que contém as 1:1s, pulso de sentimentos e alinhamento de prioridades da semana.

A escolha por focar nessas práticas partiu da premissa que a liderança é parte fundamental para que qualquer prática incentivada pelo RH dê certo. Na teoria parece simples, mas na prática sabemos que os desafios são grandes. Na Convenia, o primeiro passo foi vender essa ideia internamente para que todos estivessem comprados sobre os seus benefícios.

Se já bastassem os desafios naturais de qualquer mudança cultural, em abril de 2020 a COVID-19 pegou todos nós de surpresa. A pandemia chegou rápido, e o trabalho remoto forçado teve de ser aplicado em muitas empresas. Não havia mais conversas de corredor, alinhamentos e toques super rápidos ao ir de mesa em mesa, a empresa precisava se adaptar ao novo cenário com bastante agilidade.

"Com o início da quarentena e isolamento social, o time de RH aproveitou a oportunidade de reforçar todas essas práticas que se tornaram necessidades, pois as pessoas passaram a demandar um acompanhamento muito mais próximo com seus líderes nesse cenário de incertezas e medo."

"Também era necessário um alinhamento de prioridades semanais, para garantir que todos estavam focando no que era mais importante naquele momento, e a liderança precisava saber como as pessoas estavam se sentindo, sendo todas funcionalidades entregues pelos recursos da 1:1 da Qulture"

Em um contexto de constantes incertezas, Jônatas e Laura transformaram os desafios em oportunidades. Além de estimular os rituais de liderança, eles aproveitaram para envolver todo o time Convenia na criação do primeiro ciclo de OKRs da empresa. O projeto foi conduzido inteiramente pelo RH, com o apoio do suporte, conteúdos e cursos da Qulture.

Se você ainda não conhece a certificação em OKRs da Qulture.Rocks, dê uma olhada e inscreva-se neste link.

"Em especial sobre as OKRs, precisávamos de uma metodologia para ajuste da estratégia de forma mais ágil, e todas as áreas tinham que ter desafios claros para nossa sobrevivência na crise gerada pelo COVID-19. As pessoas tinham que estar alinhadas com os objetivos da empresa e queríamos que o assunto resultados e entregas fossem discutidos na nossa rotina, não apenas duas vezes no ano."

Os desafios de engajamento

"Como toda plataforma, um dos nossos maiores desafios era o engajamento. Tivemos um trabalho muito grande para as pessoas entenderem a importância dos processos e o porquê uma cultura de feedback contínuo é importante, além de convencê-las a usar a plataforma para isso."

Como estratégia, o RH da Convenia sempre foi muito transparente nas comunicações, mostrando a importância e trazendo as pessoas para fazer junto, ou seja, em parceria. Também deixaram muito claro todo o cronograma do projeto, o que seria feito em seguida, aproveitando reuniões com todo o time para capacitações e lançamento dos novos módulos.

Todos esses são conceitos muito importantes para a condução de mudanças efetivas. No mundo VUCA que vivemos hoje, mais do que nunca, todo profissional de RH deve ser especialista no tema de Gestão de Mudança.

VUCA é uma sigla em inglês, formada pela primeira letra das palavras: Volatility (volatilidade), Uncertainty (incerteza), Complexity (complexidade) e Ambiguity (ambiguidade). Esses quatro conceitos são usados para descrever o mundo em que vivemos atualmente, um mundo de mudanças rápidas e com diversas facetas.

As pessoas costumam ser naturalmente resistentes às mudanças, portanto é necessário criar um plano bem detalhado para conduzir qualquer projeto que irá interferir diretamente na rotina e na forma como as pessoas trabalham.

"Nós aproveitamos o onboarding de novos colaboradores para comunicá-los e capacitá-los sobre a plataforma desde os seus primeiros dias na empresa, também fizemos um trabalho mais de perto com a liderança, tanto em grupo como em mentorias individuais para entender os desafios específicos de cada líder. De pouco em pouco a plataforma foi entrando na rotina do time, e hoje a Qulture já é uma referência para eles em gestão de pessoas."

O papel de suporte da Qulture em todo o processo

"Eu sou apaixonada pelo trabalho de atendimento e suporte de vocês, foi um combo que é realmente necessário, ter um acompanhamento próximo com um CSM tanto na implantação como acompanhamento da parceria. Um dos diferenciais em relação a outros sistemas que usamos, é que eu vejo que vocês estão alí muito para entender e orientar, para trazer práticas de mercado, além de vocês engajarem no uso da plataforma, vocês contextualizam e nos capacitam, principalmente para nós que não tínhamos experiência na área, nossa jornada foi uma capacitação completa."

Os resultados alcançados

"Agora temos ações concretas que demonstram que temos uma cultura de feedback, em que as pessoas se sentem mais reconhecidas e desenvolvidas. Também percebemos uma cultura mais forte de autonomia, com as pessoas tendo mais subsídios para implementar um projeto e montar um OKR relacionado com o objetivo da empresa. Elas conseguem se conectar muito mais com um propósito."

"E com os resultados da GPTW de 2020, tivemos a comprovação que as pessoas se sentem muito mais cuidadas, que seus sentimentos importam, pois agora temos um canal específico para isso: a Qulture."

Com a aplicação da GPTW neste ano, em comparação com o ano passado, a Convenia conseguiu elevar a sua média de pesquisa de clima de 81,66 para 93,52 (de um total de 100), uma evolução incrível de 11,86 pontos. Além disso, se depararam com uma redução da taxa média de turnover de 11,5% para 6,8%, em comparação com o ano passado.

Entenda como sua empresa também pode conquistar resultados com a gestão de desempenho

O resultado da Convenia foi possível porque contou com um time engajado que olha e prioriza as pessoas e, também, com recursos chaves da Qulture.Rocks e apoio de uma especialista para construção da sua estratégia.

A sua empresa também pode tornar as estratégias de gestão de desempenho ainda mais efetivas e pode dar esses passos de forma simples contando com um time de especialistas que vão apoiar o desenvolvimento do seu projeto.

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Autor: Pedro Alves, Customer Success na Qulture.Rocks