Liderar pessoas é difícil. Liderar pessoas remotamente é mais difícil ainda.
Mas, como tudo na vida, é só uma questão de prática. Basta saber o que fazer, aplicar no dia a dia e os resultados vêm.
Se você está tendo que liderar pessoas remotamente do dia pra noite, não se sinta só. Muitas pessoas em posição de liderança se viram obrigadas a fazer o mesmo.
Como nós devemos ter, no melhor dos cenários, mais algumas semanas, ou, no mais realista, mais alguns meses de isolamento, é importante aprender como navegar nesse oceano desconhecido.
A boa notícia é que mesmo antes da crise do COVID-19 (ou coronavírus), o trabalho remoto já vinha ganhando bastante força a, pelo menos, uma década. Por isso, existem boas práticas consolidadas e bastante material sobre o assunto.
Nesse artigo, vou te mostrar em 7 passos quais as melhores práticas e o que você deve fazer para liderar bem pessoas remotamente.
Passo 1: Antes de tudo, crie processos de comunicação
A primeira e maior diferença da gestão presencial para a remota é a forma de comunicação. Ao contrário do escritório onde você pode ir a mesa de todo mundo e bater um papo, no trabalho remoto a comunicação é muito mais difícil.
Por isso, você precisa criar processos para que a sua equipe e você consigam se comunicar eficientemente.
Esses processos não precisam ser super elaborados e, no início, eles não vão ser perfeitos. Sem problemas! O importante é criá-los e ir melhorando com o tempo.
Outra diferença central do escritório para o home office é que enquanto no primeiro a comunicação é principalmente oral, no segundo ela é primordialmente escrita.
Isso aumenta ainda mais a importância dos processos, pois as pessoas precisam saber onde ler e onde escrever o que precisam.
Para isso, comece definindo canais. Ou seja, o que deve ser falado em cada lugar.
- O que deve ser discutido por e-mail?
- O que deve ser discutido pro Slack/Teams/Whatsapp/aplicativo de mensagens?
- O que deve ir para o blog interno/intranet/aplicativo de documentação?
- Qual(is) canal(is) deve(m) ser acompanhado(s) diariamente pelo time?
Fazendo isso, você alinha com sua equipe onde cada tipo de comunicação está e facilita que se encontre a informação certa na hora certa.
Outro passo importante é: documente todas as decisões importantes por escrito em algum canal de sua preferência. Como líder de um time remoto, você precisa escrever o máximo possível. Nesse caso, mais é mais.
Além dos canais, é central que você defina o timing do time:
- Mensagens urgentes vão em que canal e qual o tempo esperado de resposta?
- E as não-urgentes?
Também peça para sua equipe avisar uns aos outros quando estão e não estão disponíveis (seja por motivos pessoais, trabalho focado, reuniões etc.).
É preciso que as expectativas estejam super claras, tanto de onde se falar de cada assunto, assim como de quando se pode contar com colegas. Por isso, não esqueça de colocar no papel esses processos.
Em geral, prefira sempre comunicação escrita a comunicação oral, ela é consultável e pode ser disseminada amplamente, o que ajuda demais no alinhamento de times remotos e no onboarding de novos membros.
Isso serve para quase todos os casos, exceto conversas estratégicas, brainstormings, 1:1s e reuniões de time, as quais precisam do cara a cara.
Passo 2: Saiba filtrar as mil mensagens do dia a dia
Como líder de um time remoto, você vai receber várias mensagens, e-mails, documentos etc. todo dia. Para não se perder, é importante que você tenha um método para lidar com todo esse volume de informação.
Que tipo de mensagem você responde primeiro? Em caso de emergência, por onde eles devem te contatar? Qual o tempo máximo de resposta que você demora? etc. etc. etc.
Qual vai ser esse método varia do seu time, do seu negócio e da sua personalidade, entretanto ele precisa existir e sua equipe precisa saber como ele funciona. Assim, eles sabem o que esperar de quando entram em contato com você.
Passo 3: Confie na sua equipe e demonstre interesse
Com trabalho remoto, você não vai conseguir microgerenciar seu time nem que você queira. Por isso, você precisa confiar que eles vão dar o seu melhor e fazer a coisa certa.
Eventualmente, erros vão acontecer, mas eles fazem parte do processo de aprendizagem. Nenhuma grande empresa chegou aonde chegou sem milhares de erros. O importante é ser capaz de aprender com eles.
"Como líder, você precisa aceitar que pessoas cometem erros, mas não intencionalmente, e que erros são o preço do aprendizado e da proatividade"
(Jason Fried & David Hansson, autores do livro Remote)
Para ajudá-los nesse processo, é ideal que você tenha uma reunião 1:1 de mais ou menos 30 minutos no início da semana com cada pessoa do time.
Essa reunião funciona muito bem se cada pessoa enviar suas 3 ou 4 prioridades da semana para liderança de antemão por e-mail, Slack ou pela ferramenta de prioridades do nosso produto de 1:1s. É assim que fazemos aqui na Qulture.
Assim, você consegue alinhar prioridades, apontar caminhos, ajudar com problemas e estar perto e ciente do que todo mundo está fazendo.
Além disso, você precisa demonstrar que se importa em saber como eles estão se sentindo.
No escritório, por meio da comunicação não verbal, facilmente você consegue saber se alguém está sobrecarregado, frustrado, com dificuldades etc. mas à distância isso é muito mais difícil.
Aqui, perguntar constantemente como está o trabalho é super importante. Você pode fazer isso por um aplicativo de mensagens ou, de um jeito mais automático, com a ferramenta de sentimento do produto de 1:1s da Qulture.Rocks, por exemplo.
Passo 4: Dê e peça muitos feedbacks
É muito difícil acertar qualquer coisa de primeira. Por isso, é importante que você pergunte sempre para seu time o que está funcionando e o que não está nos novos processos e interações.
A partir dos inputs, você poder ir aperfeiçoando tudo.
Porém, a menos que sua empresa tenha uma cultura MUITO forte de feedbacks, é difícil que seus liderados te deem esses insights sem um pedido.
Por isso, é central que você peça por eles, seja por e-mail, aplicativo de mensagens ou pela plataforma Qulture.Rocks.
Se por um lado é importante que você peça muitos feedbacks, por outro também é que você os dê.
Sempre que você observar algo que poderia ser melhor ou que está ótimo, não perca a oportunidade de dar feedbacks positivos ou construtivos. Assim, você reforça o que tá bom e ajuda a mudar o que não tá.
Passo 5: Tenha conversas difíceis rapidamente
Se em geral já é importante corrigir rotas equivocadas o mais rápido possível, no trabalho remoto isso é ainda mais importante.
Você precisa garantir que todo mundo sempre esteja na mesma página e, caso haja algo que precisa ser transformado ou corrigido, fale com a pessoa o mais rapidamente possível.
O melhor jeito de fazer isso é por videoconferência com um software da sua preferência. Dessa forma, vocês conseguem falar e se ver e a comunicação fica menos fria e impessoal.
Passo 6: Tenha MUITA empatia e cuidado com as palavras
Na linguagem oral, existe uma série de elementos não-verbais que ajudam a que outras pessoas nos entendam de forma mais clara. O tom de voz, nossa postura, a linguagem corporal etc. tudo isso ajuda.
Na linguagem escrita, não temos nada disso. Então, precisamos pensar bem antes de escrever e garantir que o tom da mensagem está adequado.
Por outro lado, precisamos entender que, às vezes, na pressa do dia a dia, a outra pessoa escreveu a mensagem sem pensar e não quis ser grossa, apesar da mensagem eventualmente poder soar assim.
Na dúvida, assuma que a pessoa tem as melhores intenções possíveis e/ou pergunte o que ela quis dizer. Isso evita muitos mal-entendidos.
Assim como é bom que você tenha essa atitude com mensagens de outras pessoas, é importante que você pergunte e saiba escutar o que foi interpretado a partir da sua comunicação.
Ficou na dúvida de se soou grosso? Pergunte. Se tiver ficado, peça desculpas.
Passo 7: Crie rituais de time e momentos de socialização
Seu time precisa de contato face a face, porém com a crise do COVID-19 eles não vão acontecer tão cedo.
Para suprir essa necessidade, que tal criar rituais de time com ajuda de videoconferências nos quais todo mundo possa conversar?
Alguns exemplos de rituais:
- Reunião no começo da semana para todo mundo dizer as prioridades e introduzir novos membros
- Reunião de encerramento da semana para que todo mundo conte no que trabalhou
- Horário diário para conversas informais como se fosse o "cafezinho" do escritório
- Almoços coletivo toda terça-feira (ou qualquer dia que você quiser)
Além dos rituais, você pode criar canais para brincadeiras e socialização no Slack ou no Teams, por exemplo. Você também pode criar um grupo no Whatsapp.
Agora em março, devido a pandemia, a gente começou a fazer happy hours da Qulture por videoconferência e tem dado super certo!
O importante é que você ajude a promover a interação entre o time: acredite, ele precisa disso!
Conclusão
Com esses sete passos, tenho certeza que você vai conseguir dar o pontapé inicial na liderança remota muito bem. Ela é mais fácil do que parece e, com a prática, você pega o jeito.
Recapitulando, os sete passos para liderar pela primeira vez times remotos são:
- Antes de tudo, crie processos de comunicação
- Saiba filtrar as mil mensagens do dia a dia
- Confie na sua equipe e demonstre interesse
- Dê e peça muitos feedbacks
- Tenha conversas difíceis rapidamente
- Tenha MUITA empatia e cuidado com as palavras
- Crie rituais de time e momentos de socialização
Aqui na Qulture.Rocks, nós já temos gestores remotos há muito tempo e dá super certo. Você não precisa se preocupar. Inclusive, minha primeira gestora aqui trabalha remotamente e é uma líder incrível.
Se você seguir essas sete regrinhas, tenho certeza que sua equipe vai te agradecer bastante.
Bom trabalho!
Recomendações de Leitura (Inglês)
- Jason Fried and David H. Hansson. Remote: Office Not Required. Crown Business, 2013.
- Claire Lew. A Guide to Managing Remote Teams. 2ed. Know Your Team.
- Anne Savina. The ultimate guide to remote work. Miro.
