Sua empresa já utiliza um software para RH? De acordo com um levantamento feito pela Kenoby, no Kenoby Trends - Panorama do RH 2019 com mais de 2000 empresas participantes, 86% dos profissionais de Recursos Humanos apontaram que esse setor já se tornou estratégico. Além disso, para 96% deles a tecnologia é essencial para processos de RH. No entanto, 52% dos entrevistados responderam que a empresa onde trabalham é pouco digital, enquanto 18% afirmam que não é nada digital.

Se a sua organização, mesmo conhecendo sobre a importância da tecnologia como aliada do RH, ainda não investiu em ferramentas, chegou o momento de mudar essa realidade. Neste conteúdo, selecionamos algumas informações importantes sobre o tema, além de explicar como um software de gestão de desempenho será fundamental para o seu negócio. Continue a leitura e saiba mais!

Quais são os principais tipos de software para RH?

Primeiro, vamos apresentar alguns tipos de software para RH existentes no mercado, cujas funcionalidades contribuem para a otimização das tarefas e para o aumento da produtividade de toda a equipe. Veja!

Cálculo da folha de pagamento

De acordo com a própria percepção de profissionais da área de Recursos Humanos, o setor vem se tornado cada vez mais estratégico. Se antes o seu papel era mais burocrático e operacional, hoje o time se preocupa em destravar o potencial humano de seus colaboradores e garantir que haja um melhor desempenho da empresa a partir do melhor desempenho dos profissionais.

Nesse sentido, algumas atividades rotineiras podem — e devem — ser automatizadas, como o cálculo da folha de pagamento. Existem tipos de software para Recursos Humanos, por exemplo, que possibilitam ao analista de RH apenas conferir os dados dos colaboradores para realizar a liberação do pagamento. Além de otimizar a atividade, reduz consideravelmente as chances de haver erro humano nos cálculos dos salários.

Geração e distribuição de holerites

Outro ponto que pode ser beneficiado pela tecnologia no RH é a geração e distribuição de holerites. Enquanto algumas organizações realizam essa prática por meio de disparos de e-mail, já existem alternativas que contribuem para o acesso remoto por parte do colaborador assim que o salário for depositado em conta.

De forma automatizada, o profissional receberá um e-mail de que o holerite já está disponível na área destinada a ele. Dessa forma, sempre que ele quiser consultar, o documento estará acessível na nuvem, contribuindo para que haja um histórico armazenado de todos os holerites daquela pessoa.

Controle de férias

Como é o controle de férias de sua organização? Se essa prática for feita a partir do uso de planilhas e documentos impressos, seu setor de Recursos Humanos está deixando de ser estratégico para tarefas manuais e burocráticas.

Nesse sentido, um software para RH traz informações importantes para analistas, como:

  • períodos obrigatórios de descanso;
  • quando cada profissional pode tirar as suas férias;
  • quais são as datas de pagamentos, entre outros.

Admissão digital

O ano de 2020 trouxe grandes desafios para as empresas. Devido à pandemia da Covid-19, doença causada pelo novo coronavírus, organizações precisaram decretar o home office para atender aos decretos municipais e estaduais — cujo principal objetivo era o de frear a proliferação da doença.

Mesmo com as medidas de isolamento sendo afrouxadas pelos governantes, muitas organizações optaram por manter seus profissionais em casa, uma vez que a situação da pandemia ainda não está 100% controlada.

Entre os desafios encontrados pelos gestores, além de manter um relacionamento próximo com seus colaboradores e promover qualidade de vida e bem-estar mesmo de forma remota, certamente a admissão esteve entre os principais.

Por meio de um software para RH que possibilita a admissão digital, o próprio candidato contratado tem a possibilidade de organizar a documentação e enviar os dados necessários para o setor responsável. Entre as principais vantagens observadas, destacamos:

  • redução de custos, uma vez que não haverá gastos com impressões e xerox;
  • melhor experiência para o novo colaborador logo nos períodos iniciais, justamente por reduzir a necessidade de deslocamento;
  • possibilidade de contratar profissionais de qualquer lugar do Brasil — principalmente para empresas que vão adotar o trabalho híbrido;
  • possibilidade de reunir as informações dos profissionais em nuvem, sem a necessidade de armazenar pilhas de documentos em arquivos;
  • menores riscos quanto à segurança das informações; entre outros.

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Pagamento de profissionais

Além de todos esses pontos mencionados, também existem softwares para RH relacionados ao pagamento para profissionais. Hoje, já existem ferramentas que permitem ao colaborador consultar o salário dos dias já trabalhados naquele mês, além de haver a possibilidade de o funcionário, de forma automatizada, solicitar adiantamento financeiro caso ele identifique essa necessidade.

Recrutamento e seleção

A gestão de talentos de uma empresa se preocupa com a experiência de seus colaboradores desde antes da contratação — por essa razão, é preciso encontrar o profissional ideal para as vagas em aberto, que se adéquam com a cultura da empresa e que tenham o perfil desejado pela organização.

Por essa razão, já existem softwares para RH que permitem a requisição de vagas, a atração de talentos e a qualificação de candidatos. Dessa forma, o time poderá fazer contratações mais rápidas e triagem de candidatos de forma prática — aumentando a produtividade da equipe como um todo.

Learning

O learning é outro assunto de preocupação dos times de RH. Isso porque essa é uma maneira bastante eficiente de desenvolver os indivíduos da empresa e estimular que aprendam constantemente.

Porém, diferentemente do que se pode pensar, ações de aprendizagem não precisam estar desvinculadas de um software para RH. Pense na seguinte situação: sua empresa aplica um processo de gestão de desempenho, realiza a avaliação de desempenho, estimula a criação de Planos de Desenvolvimento Individuais, mas não consegue medir até que ponto eles são colocados em prática quando envolvem ações de aprendizagem (como a realização de cursos).

Em um software para RH com módulo de learning, esse obstáculo é superado, uma vez que já é possível conectar uma coisa à outra. Com a possibilidade de obter cursos prontos, é possível personalizá-los, traçando trilhas de aprendizagem individualizadas e acompanhar o andamento das pessoas colaboradoras nos cursos que se propuseram a fazer.

Software para RH: por que se preocupar com a gestão de desempenho?

Inicialmente, vamos nos aprofundar um pouco mais sobre o conceito de gestão de desempenho. De acordo com Herman Aguinis, um dos maiores acadêmicos da psicologia organizacional, trata-se de um "processo contínuo de identificação, mensuração e desenvolvimento do desempenho de indivíduos e times, e o alinhamento desse desempenho com os objetivos estratégicos da organização".

Nesse sentido, a gestão de desempenho existe para melhorar a performance da empresa a partir do desempenho de cada um de seus profissionais, individual ou coletivamente. Mas por que contar com um software para auxiliar nesse sentido? A seguir, selecionamos as principais informações sobre o tema!

Avaliação de desempenho

A avaliação de desempenho é uma avaliação estruturada do desempenho individual de um colaborador em determinado período de tempo. Por meio dessa avaliação, existe a oportunidade de melhorar o desempenho da empresa tendo em vista a melhoria do desempenho dos colaboradores.

Para compreender sobre a relação existente entre avaliação de desempenho e gestão de desempenho, basta entender o processo de gestão de desempenho como um ciclo, que se inicia com as expectativas  (metas, indicadores, competências e comportamentos) e se encerra com a avaliação — e o subsequente início de um outro ciclo.

Ao contar com um software, há a oportunidade de a equipe de RH preencher as avaliações de forma justa e embasada. Ou seja, enquanto avalia um membro da empresa, tem a oportunidade de visualizar informações importantes sobre ele, como:

  • feedbacks recebidos;
  • elogios;
  • PDIs;
  • OKRs; entre outros.

Além disso, com essa ferramenta de tecnologia no RH, há a possibilidade de criar avaliações com base nas necessidades da empresa. É possível, por exemplo, de aplicar um único modelo para toda a empresa, ou escolher quem vai participar.

Outro ponto importante: depois de rodar a avaliação, há a possibilidade de visualizar, por meio dos boxes, em qual quadrante de performance (dentro de uma matriz) se encontra cada colaborador. Assim, de forma prática, há a oportunidade de avaliar quem pode ser promovido, treinado ou realocado.

Gestão de Metas/OKRs

As OKRs são um sistema de metas coletivas e individuais, que convergem para a busca das metas globais de uma organização. Entre as principais diferenças das OKRs para as metas tradicionais, destacamos:

  • ciclos mais curtos — enquanto a prática de metas tradicionais se aplicam em um ano, as OKRs contam com ciclos mais curtos, variando entre 1 e 6 meses;
  • mais transparentes — normalmente, as OKRs são públicas dentro da empresa;
  • flexíveis — são definidas de forma descentralizada; entre outras diferenças.

Ao contar com um software para RH, você terá a oportunidade de trazer aos colaboradores uma visão clara sobre as suas tarefas — com prazo de entrega —, além de ter bem definido como essas OKRs se alinham com o objetivo do time e da empresa — consequentemente, a sua equipe vai espalhar o sentimento de pertencimento pela empresa.

Além disso, o software contribui para avaliar a evolução de cada meta, sempre ciente quais estão on-track e quais são aquelas que precisam de um aperfeiçoamento nas estratégias, com a criação de planos de ação.

Por fim, há a possibilidade de criar o Mapa Estratégico da companhia. Ou seja, todos os profissionais poderão identificar como os times e os indivíduos estão interligados ao objetivo macro da organização, de modo que promova o alinhamento e clareza aos objetivos.

Feedbacks instantâneos

Feedback é um processo no qual uma pessoa contribui para que a outra possa se desenvolver a partir de suas próprias percepções. Quanto mais feedbacks forem trocados em um negócio, melhor serão os resultados individuais, justamente por oferecer a oportunidade de as pessoas alterarem o seu curso quando algo não está tão positivo.

Por meio de um software para RH, todos os colaboradores terão a oportunidade de enviar e pedir feedbacks em tempo real para qualquer pessoa da empresa. Além disso, as contribuições ficam registradas para acesso tanto da pessoa colaboradora, quanto da sua liderança e do time de RH.

Por meio desse recurso, é possível ainda reforçar os valores do negócio, uma vez que a ferramenta oferece a chance de selecionar e relacionar qual valor da empresa está sendo praticado por quem recebe o feedback.

Muitas vezes, profissionais consideram complicado solicitar feedbacks aos seus colegas. A partir do software, eles têm a oportunidade de contar com estruturas pré-definidas para esses pedidos, de modo a incentivar que sejam feitos e que a cultura fique ainda mais viva dentro de seu negócio.

One-on-one

Conforme sabemos, one-on-ones são reuniões periódicas realizadas entre lideranças e pessoas lideradas. Para implementar essa cultura na organização, nada melhor do que contar com um tipo de software para Recursos Humanos que auxiliará nesse sentido.

Por meio da ferramenta, é possível escolher a cadência que melhor se adapta à realidade do negócio, além de registrar anotações sobre assuntos discutidos durante a reunião.

Para que a conversa seja ainda mais rica, existe a possibilidade de o profissional estruturar a pauta para essa reunião, de modo que líder, liderados e lideradas sejam guiados durante a reunião.

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Pesquisa de clima organizacional

De maneira simplificada, clima organizacional é a percepção de colaboradores e colaboradoras de uma organização sobre processos, políticas e práticas da empresa. Para que seja feito esse diagnóstico, a Pesquisa de Clima deve ser aplicada para uma amostra ou para 100% de seus colaboradores, de modo que identifique e guie ações de melhorias para o clima e avalie se elas de fato trouxeram melhores resultados para a empresa.

Por meio de um software para RH, o seu time vai analisar o mapa de calor, permitindo que visualize, de forma rápida e centralizada, quais são os grupos de colaboradores que estão se sentindo bem e quais são aqueles que precisam de uma atenção imediata.

Além disso, há a possibilidade de cruzar dados. Conforme explicamos, na avaliação de desempenho, a equipe visualiza as pessoas em um box, descobrindo quem são aqueles que melhor performam. Nesse sentido, basta aplicar uma pesquisa para identificar qual é a percepção dessas pessoas em relação à empresa, aplicando estratégias para a retenção desses talentos.

Pesquisa pulse de sentimentos

Se a Pesquisa de Clima é a principal ferramenta de tecnologia para o RH fazer um diagnóstico de como está o nível de satisfação, engajamento e motivação das pessoas colaboradoras de uma maneira geral, a pesquisa pulse de sentimentos permite essa visão em nível individual.

Ela funciona da seguinte forma: com um software para o RH, é possível automatizar o envio de uma pesquisa rápida e com frequência definida, com poucas perguntas, para todos os membros da organização. Elas têm como objetivo identificar qual é o sentimento daquela pessoa perante o trabalho e a empresa.

Seu principal benefício é possibilitar à liderança e ao time de RH acompanhar como as pessoas colaboradoras estão se sentindo no ambiente de trabalho. Nos casos em que haja necessidade, é possível tomar ações que auxiliem na melhoria do bem-estar da pessoa colaboradora.

Além disso, por ser algo automatizado, economiza tempo do time de RH. Sua praticidade (por conter poucas perguntas e questionamentos bastante diretos) também estimula que os indivíduos a respondam em uma frequência adequada — indicamos a aplicação semanal da pesquisa pulse de sentimentos.

Histórico das avaliações

A partir de um software para RH, as lideranças têm a oportunidade de identificarem as avaliações ao longo dos meses, o que contribui para analisar a evolução ou a involução do colaborador. Assim, há a possibilidade de trazer feedbacks mais construtivos e embasados no próprio desempenho da pessoa liderada.

Facilidade de resposta do formulário

Por fim, a equipe tem a oportunidade de tornar a experiência do processo mais fluida:

  • maior facilidade de resposta do formulário — a experiência se torna mais positiva para todo o time, justamente por tirar a fricção do processo;
  • maior facilidade para gerir todo o processo — com um software para RH, o time tem a oportunidade de criar de forma prática os formulários, de replicá-los para o próximo ciclo, além de acompanhar quem são aquelas pessoas ou times que estão ou não respondendo.

Neste conteúdo, você pôde entender quais são os principais diferenciais e módulos de um software para RH. Além disso, conferiu em quais atividades esse tipo de ferramenta de tecnologia pode auxiliar e viu a importância de contar com vários deles para um processo de gestão de desempenho otimizado e eficaz.

Se ficou alguma dúvida durante o material, converse com a gente! Nosso time de especialistas explicará como uma ferramenta poderá contribuir para que a sua equipe possa destravar o potencial humano dos profissionais.