O que é 9-box?

Exemplo de matriz 9-box com rótulos nos boxes: prática que não recomendamos.

Exemplo de matriz 9-box com rótulos nos boxes: prática que não recomendamos.

O que é 9-box?

Em primeiro lugar: 9-box se diz "nine box" e não "nine-in-box". O nome vem de "9-Box Matrix", ou em tradução livre "matriz de nove caixas". Portanto são nove caixas, e não "9 em caixas".

Passado o nome a limpo, vamos ao que é a matriz 9-box: uma ferramenta principalmente visual de mapeamento de talentos que serve de insumo para tomada de decisões de gente: promoções, demissões, treinamentos, aumentos de salário e outros incentivos. 

O uso desse suporte visual, aliado à correta condução de toda a discussão que permeia o 9-box, têm como efeitos:

Melhores decisões de talentos (mais precisas, justas e bem-informadas) e
Educação de lideranças (gerada pela experiência conjunta de discutir a posição dos talentos na matriz em uma cerimônia)

Como nasceu o 9-box?

A matriz 9-box nasceu como uma ferramenta de gestão de portfólio de negócios. 
Na década de 80, eram comuns nos EUA grandes conglomerados (como a GE da era Jack Welch, a Tyco e a ITT) que tinham negócios extremamente diversificados, como bancos, eletrodomésticos, turbinas de avião e consutoria dentro de uma mesma entidade negociada na bolsa de valores. Um dos desafios dessas empresas, então, era definir quais negócios mereciam mais investimentos (greenfield ou aquisições), quais deveriam ser deixados como estavam e quais deveriam ser desinvestidos.

Nessa época, a BCG (The Boston Consulting Group) criou uma matriz muito conhecida para este propósito: a matrix de crescimento x market share:

A origem da matriz 9-box: a matriz crescimento e share da BCG

Os negócios do quadrante do saco de dinheiro são comumente chamados de "cash cows", algo como vacas leiteiras, pois geram muito caixa em industrias estáveis. Os cachorros são os negócios que devem ser vendidos, pois possuem pouco share, geram pouco caixa e estão em mercados estagnados. As estrelas são - estrelas. E os pontos de interrogação podem mudar de quadrante dependendo das condições de mercado e do negócio, portanto demandam mais atenção.

Outra firma de consultoria, a McKinsey, desenvolveu uma matriz semelhante em seu trabalho com a GE, que nessa época precisava repensar seu portfólio de negócios e realinhá-lo para o que achava serem as novas perspectivas estratégicas que enfrentava. Para isso, desenvolveram a versão original da Matrix 9-Box:

A origem da matriz 9-box: a matriz de gestão de portfolio da McKinsey e GE

Em essência, as matrizes da BCG (crescimento x share) e da McKinsey (9-Box) serviam ao mesmo propósito.

De lá pra cá, o RH se apropriou da matriz para fazer gestão de talentos, uma perspectiva que se pensarmos é razoavelmente parecida com a gestão de portfólios de negócios (ainda que a comparação possa ser um pouco fria demais - não gostamos do termo Recursos Humanos, pois isso dá a entender que pessoas são ativos pouco diferentes de estoque, fábricas etc).

Pra que serve o 9-box?

Como falamos, o 9-box é uma ferramenta principalmente visual de mapeamento de talentos que serve de insumo para tomada de decisões de gente: promoções, demissões, treinamentos, aumentos de salário e outros incentivos.

Classificamos os talentos da empresa em 9 "caixas" que nos ajudam a entender que tipo de ações devemos tomar para com eles. As principais decisões que podem ser auxiliadas pelo 9-box são:

  • Promoções de função
  • Movimentos laterais de função
  • Aumentos de remuneração
  • Bonificações e outros incentivos (de curto e longo prazos)
  • Treinamentos
  • Desligamentos

Como funciona o 9-box?

O uso mais comum do 9-Box é plotar os talentos numa matriz que tem como um dos eixos a entrega de resultados e como outro dos eixos o potencial do funcionário.

O uso clássico do "potencial" é dado pela avaliação de competências do funcionário. Tradicionalmente, se dividem competências por graus de complexidade: à medida em que um cargo se torna mais alto e mais complexo, mais complexas se tornam as competências requeridas por esse cargo. Por exemplo: um analista deve demonstrar "liderança" (vamos imaginar que liderança, para fins de simplicidade, seja alguma coisa relacionada à capacidade de gerir pessoas) de uma forma muito mais "simples" e rudimentar do que seu chefe, que é gestor de pessoas. A Diretora, da mesma forma, é uma gestora de gestoras de pessoas, e portanto liderança para ela é algo ainda mais "complexo".

Assim, quando avaliamos as competências do analista em relação ao que é esperado para o seu cargo, podemos inferir que se ele "excede as expectativas", em liderança, para seu cargo, ele tem "potencial" para assumir um cargo de maior complexidade. Se você gosta de metáforas, aqui vão duas inspiradas: ele tem "gasolina no tanque" para ir mais longe, ou era da turma da frente na classe, ele tem energia potencial de sobra para vôos mais altos.

Como potencial é rigorosamente medido pela avaliação de competências, muitas empresas passaram a plotar nesse eixo o resultado de algum tipo de avaliação de competências, e assim nasceu uma variação do original que era plotar em um eixo "entrega" e em outro "competências".

Jack Welch, na GE, gostava de plotar no 9-box "entrega", que chamava de "resultados" (tanto faz) e "fit cultural", que era resultado de algum tipo de avaliação similar à de competências, mas em que se avaliavam comportamentos relacionados à cultura da GE. Sobre isso (e sobre as decisões que tomava a partir do 9-Box) ele falou no relatório anual de 2002 da GE:

“It’s about the four “types” that represent the way we evaluate and deal with our existing leaders.
Type I: shares our values; makes the numbers – sky’s the limit!
Type II: doesn’t share the values; doesn’t make the numbers – gone.
Type III: shares the values; misses the numbers – typically, another chance, or two.
None of these three are tough calls, but Type IV is the toughest call of all: the manager who doesn’t share the values, but delivers the numbers; the ‘go-to’ manager, the hammer, who delivers the bacon but does it on the backs of people, often “kissing up and kicking down” during the process. This type is the toughest to part with because organizations always want to deliver – it’s in the blood – and to let someone go who gets the job done is yet another unnatural act. But we have to remove these Type IVs because they have the power, by themselves, to destroy the open, informal, trust-based culture we need to win today and tomorrow”

É como se Welch dividisse os funcionários da GE em quatro quadrantes (um 4-box, que aliás, é possível de ser feito na nossa nova ferramenta de 9-Box). Aos que geram resultados e têm fit cultural, tudo. Aos que não geram resultados e não tem fit cultural, rua. Aos que têm fit cultural mas não geram resultados, uma ou duas chances. A dificuldade maior é com os funcionários que geram resultados e não demonstram fit cultural. São as decisões mais difíceis. Mas nas palavras de Welch, "temos que remover esses tipos pois eles tem o poder, sozinhos, de destruir a cultua aberta, informal e baseada em confiança que precisamos para vencer hoje e sempre". (A GE vem mudando muito suas práticas de gestão de performance. Leia mais sobre isso no nosso Ebook).

A reunião de 9-Box

A partir desse input dado por algum sistema de avaliação, o RH organiza reuniões com os gestores para que sejam discutidos seus reportes diretos. Assim, supervisores se reúnem para discutir analistas, gerentes se reúnem para discutir supervisores, e assim por diante. Nessas reuniões, o RH (na forma de um business partner, por exemplo), serve de mediador da discussão, garantindo que a discussão seja construtiva e que a mesma "régua" de critérios seja aplicada a todos os funcionários.

Para que as discussões sejam mais produtivas, esse mediador do RH deve encorajar os gestores a trazerem o máximo de evidências possível para a discussão, para que argumentem pelos seus funcionários com fatos e dados em mãos. É importante que o gestor que não se preparar para a reunião se sinta constrangido e incapaz de defender seus liderados, pois assim ele pensará duas vezes antes de vir para um fórum dessa importância despreparado.

Diferentes empresas conduzem a reunião de diferentes maneiras. Uma das formas mais usadas é começar a reunião pelos extremos: os funcionários que são plotados inicialmente nos boxes do canto superior direito e inferior esquerdo. A partir da confirmação - ou não - de sua posição, define-se melhor a régua para que os outros sejam discutidos. É importante que o RH registre uma ata completa das argumentações dos líderes sobre cada um dos profissionais discutidos principalmente quando eles são movidos de um box para o outro.

Perigos e dificuldades com rótulos

É fundamental tomar uma decisão consciente sobre divulgar ou não para os funcionários em que box eles foram classificados. Algumas empresas comunicam o box, outras dão nomes aos boxes (algo como "talento", "especialista", "movimentação" etc), e outras ainda têm nomes apenas para aqueles funcionários mais bem qualificados (como programas de aceleração de carreira para high-potentials).

Nós acreditamos que os rótulos não são benéficos para o engajamento da força de trabalho, e portanto sugerimos aos nossos clientes que não os usem nem os divulguem internamente. Acreditamos que o 9-box é uma ferramenta que deve ser usada para tomar decisões, e não para rotular pessoas com um carimbo na testa. (Nossa opinião é embasada em diversos estudos que mostram que os rótulos são contraproducentes e também na nossa experiência profissional e com clientes na Qulture.Rocks).

Quando usar 9-box na sua empresa?

Você deve usar o 9-box em um de dois casos:

  • Quando tiver decisões complexas de gente a serem tomadas: se você tem uma empresa que cria muitas vagas de mobilidade interna, ou possui programas de treinamento que não podem atender a todos os funcionários, ou se tem um programa de remuneração variável (bônus), o 9-box pode ajudar muito a chegar nas decisões certas à medida em que o mérito relativo de cada funcionário nos eixos da matriz é extensivamente discutido e "auditado" pela liderança da empresa de maneira colegiada. No entanto, se não há grandes decisões a serem tomadas, achamos que o 9-box pode ser um desperdício de tempo e dinheiro (a não ser que seja usado pelo seu benefício educacional na formação de lideranças)
  • Quando for necessário treinar a liderança da empresa: o 9-box pode ser uma importante ferramenta de desenvolvimento das lideranças da empresa, pois força uma discussão estruturada e embasada sobre talentos em formado de colegiado. No entanto, se sua prática de reuniões de 9-box for usada apenas para fins educacionais (ou seja, se não houver decisões complexas de gente a serem tomadas), tome cuidado para que ela não gere efeitos colaterais (como o de rotular pessoas, etc)

A plataforma tem uma ferramenta bastante flexível e completa de condução de reuniões de 9-box. Se você quiser bater um papo sobre o tema e/ou explorar como podemos te ajudar com a plataforma, pode entrar em contato com a gente pelo livia@qulturerocks.com ou kiko@qulturerocks.com. Fique tranquila pois adoramos falar sobre o tema :)

Referências e leituras avançadas

http://www.mckinsey.com/business-functions/strategy-and-corporate-finance/our-insights/enduring-ideas-the-ge-and-mckinsey-nine-box-matrix
http://www.bcg.com.cn/en/files/publications/timeless_pdf/Experience_Curve_IV_Growth_Share_Matrix_1973.pdf
http://tomtunguz.com/nine-box-matrix-hr/