Em seu livro “Comece pelo Porquê”, Simon Sinek defende e exemplifica como se dá a atuação de diversas empresas e líderes. Segundo ele, grande parte deles tentam resolver um problema ou lidar com diversos tipos de situações, começando pelo “o quê” ou “como”. No entanto, para ele, tudo deve começar pelo “porquê”.
Segundo ele, muito mais do que “o quê” ou o “como”, o “porquê” tem mais chances de gerar conexão com as pessoas e com seus propósitos. Essa é uma ideia semelhante à do método de análise conhecido como “5 porquês”.
Trata-se de uma ferramenta utilizada em diversos contextos pela qual é feita uma investigação acerca de um problema, buscando identificar sua causa raiz. Neste conteúdo, você vai entender melhor sobre essa ferramenta, compreendendo quando aplicá-la, como aplicá-la, além de conferir alguns exemplos de uso. Vamos lá?
O que são os 5 porquês
Quando existe um problema, atuar no efeito ou na consequência dele não necessariamente é a melhor saída. Isso se explica pelo fato de que, ao fazer dessa maneira, nada garantirá que o problema não voltará a se repetir.
A fim de evitar que ele aconteça de novo, é fundamental compreender qual é sua causa raiz, de forma que seja possível atuar em sua correção e extinção do problema. Pois esse é o objetivo da técnica dos 5 porquês.
Ela foi criada por Taiichi Ohno, criador da Toyota e pai do Sistema de Produção Toyota. Como o próprio nome diz, a técnica consiste em usar por 5 vezes a pergunta “por quê” em sequência a fim de chegar à raiz de um problema. Para Ohno, a quantidade (5) seria suficiente para chegar a esse fim.
É preciso ressaltar que a técnica dos “5 Porquês” requer uma abordagem sistemática e uma mentalidade aberta para explorar aprofundadamente as causas subjacentes. Também é possível que nem sempre sejam necessários exatamente cinco “porquês” para identificar a causa raiz; podem ser mais ou menos, dependendo da complexidade do problema.
8 situações em que se pode usar os 5 porquês
Apesar de ter surgido no contexto organizacional, a técnica dos 5 porquês tem diversas aplicações, até mesmo na vida pessoal, conforme veremos a seguir.
1. Resolução de problemas
Conforme já mencionamos, os 5 porquês podem ser utilizados para a resolução de problemas, ao permitir ir afundo no sentido de entender a causa primeira de um problema específico.
2. Melhoria de processos
A identificação de gargalos em processos também é uma possibilidade de uso dos 5 porquês a partir do momento em que auxilia a encontrar possíveis razões para que o processo não esteja entregando os melhores resultados possíveis.
3. Acidentes e incidentes
No caso de acidentes ou incidentes, é fundamental compreender o que causou aquilo para evitar que aconteça novamente. Para isso, é possível utilizar os 5 porquês de maneira que a causa raiz seja eliminada.
4. Qualidade e defeitos
A análise da qualidade pode se beneficiar da técnica dos 5 porquês a partir do momento em que, por meio dela, é possível compreender a causa dos defeitos identificados e corrigi-la.
5. Tomadas de decisão
Decisões complexas também podem ser tomadas com o auxílio dos 5 porquês. Com a ferramenta, será mais fácil identificar as causas subjacentes à situação analisada e, assim, tomar a decisão mais efetiva.
6. Análise de dados
Os 5 porquês contribuem na análise de dados por auxiliar a aprofundar na causa de determinados resultados, padrões ou tendências.
7. Desenvolvimento de produtos
Problemas que possam estar interferindo no desenvolvimento de produtos podem ter sua causa raiz identificada por meio dos 5 porquês e, assim, serem solucionados.
8. Conflitos e relacionamentos interpessoais
Muitas vezes, passamos por problemas na vida pessoal e que, à primeira vista, não apresentam uma causa evidente. Sendo assim, é uma possibilidade usar os 5 porquês para encontrar essa causa e, consequentemente, identificar possíveis soluções em conflitos ou em relacionamentos interpessoais, por exemplo.
Como aplicar os 5 porquês: passo a passo
Ao conhecermos o conceito da técnica dos 5 porquês, ela pode parecer um tanto quanto simplista, certo? No entanto, para evitar essa percepção, é importante seguir alguns passos de maneira a garantir que o processo seja realmente proveitoso e que traga o resultado esperado: a extinção do problema. Vamos entender a seguir como fazer isso!
Identifique o problema
O primeiro passo e o mais fundamental deles é identificar o problema. Afinal, sem um problema, não há o que fazer com a técnica. Nesse sentido, é importante, além de identificá-lo, conhecê-lo, ou seja, levantar informações referentes a ele como: o que aconteceu, pessoas envolvidas, quantidade de vezes em que aconteceu, entre outras.
Reúna as pessoas envolvidas
Identificado o problema e levantadas as informações principais mencionadas no tópico anterior, é hora de reunir as pessoas envolvidas de modo que contribuam e possam confirmar ou refutar as informações. Isso porque a expertise delas pode contribuir e muito para o uso dos 5 porquês.
Utilize dados e históricos
Dados quantitativos e qualitativos acerca do problema analisado auxiliarão, por exemplo, na mensuração dos efeitos causados. Além disso, possibilitarão medir efetivamente “o tamanho do problema”.
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Encontre a causa raiz do problema
É chegado o momento de começar a aplicar os 5 porquês. Para isso, é indicado agendar um momento síncrono, de modo que haja a troca de ideias e de experiências entre as pessoas que possam ter alguma relação com o problema. Outra boa prática é a nomeação de uma pessoa que possa mediar a conversa, garantindo foco e eficiência.
Além disso, é fundamental ter em mãos os dados e as informações reunidas para a prática. Já no primeiro “porquê”, é importante que cada um apresente seu ponto de vista e que, ao final dela, todos entrem em um consenso sobre qual pode ser a resposta mais aceitável. Em seguida, poderão prosseguir nos demais “porquês” até que a causa raiz do problema seja encontrada.
Elabore planos de ação
Depois de utilizada a ferramenta dos porquês, é hora de elaborar planos de ação capazes de eliminar a causa raiz do problema. Desse modo, é importante que esses planos sejam objetivos e mensuráveis, permitindo que haja o acompanhamento adequado.
Acompanhe os resultados
Já que falamos em acompanhamento, não necessariamente um problema será eliminado na primeira tentativa. Pode acontecer, por exemplo, de, ao longo da implementação dos planos de ação, perceber-se que aquela não era de fato a causa raiz do problema. Por esse motivo é tão importante manter um acompanhamento dos resultados das ações.
Repita o processo sempre que necessário
Caso o problema não seja efetivamente eliminado depois de aplicados os planos de ação e acompanhados os resultados, é importante repetir o processo, envolvendo as mesmas pessoas ou, se necessário, convidar outras também que possam contribuir para a busca pela solução.
Exemplos de aplicação da ferramenta
Confira na prática alguns exemplos de situações em que os 5 porquês podem ser aplicados e se inspire.
Exemplo 1: Problema de Qualidade em Produto
Problema: Um fabricante de eletrônicos percebe que uma porcentagem significativa de seus produtos está falhando nos testes de qualidade.
- 1. Por que os produtos estão falhando nos testes de qualidade? Resposta: As soldas estão apresentando defeitos;
- 2. Por que as soldas estão com defeito? Resposta: A máquina de solda não está ajustando a temperatura corretamente;
- 3. Por que a máquina de solda não está ajustando a temperatura correta? Resposta: O sensor de temperatura na máquina de solda está descalibrado;
- 4. Por que o sensor de temperatura está descalibrado? Resposta: Não houve manutenção preventiva realizada na máquina;
- 5. Por que não houve manutenção preventiva? Resposta: Não havia um calendário de manutenção estabelecido.
Nesse exemplo, a causa raiz do problema é a falta de um calendário de manutenção preventiva para a máquina de solda.
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Exemplo 2: Atraso em Projeto de Desenvolvimento de Software
Problema: Um projeto de desenvolvimento de software está atrasado em relação ao cronograma planejado.
- 1. Por que o projeto está atrasado? Resposta: A equipe de desenvolvimento não conseguiu concluir as tarefas de codificação a tempo;
- 2. Por que a equipe de desenvolvimento não conseguiu concluir as tarefas de codificação a tempo? Resposta: As especificações do projeto não estavam claras e houve retrabalho;
- 3. Por que as especificações do projeto não estavam claras? Resposta: As informações fornecidas pelo cliente eram vagas e sujeitas a interpretações;
- 4. Por que as informações fornecidas pelo cliente eram vagas? Resposta: O cliente não tinha uma compreensão clara dos requisitos do projeto;
- 5. Por que o cliente não tinha uma compreensão clara dos requisitos? Resposta: As reuniões iniciais de levantamento de requisitos não foram realizadas de maneira adequada.
Nesse exemplo, a causa raiz do atraso no projeto é a falta de reuniões de levantamento de requisitos adequadas.
Exemplo 3: Acidente de Trabalho
Problema: Um acidente ocorreu em uma fábrica onde um trabalhador se machucou ao operar uma máquina.
- 1. Por que o trabalhador se machucou ao operar a máquina? Resposta: Sua mão ficou presa entre as peças da máquina;
- 2. Por que a mão do trabalhador ficou presa entre as peças da máquina? Resposta: As proteções de segurança da máquina estavam ausentes;
- 3. Por que as proteções de segurança estavam ausentes? Resposta: Elas foram removidas para manutenção e não foram recolocadas;
- 4. Por que as proteções não foram recolocadas após a manutenção? Resposta: Não havia um procedimento claro para verificar a reinstalação das proteções;
- 5. Por que não havia um procedimento claro de verificação? Resposta: A política de segurança da empresa não incluía diretrizes específicas para esse tipo de verificação.
Nesse exemplo, a causa raiz do acidente foi a falta de um procedimento claro para verificar a reinstalação das proteções de segurança após a manutenção da máquina.
Os 5 porquês são extremamente eficientes quando o assunto é encontrar a causa raiz de um problema. Quando devidamente utilizados, podem trazer insumos que vão além da causa raiz, auxiliando até mesmo a entender todo um processo que possa não estar totalmente claro de alguma maneira, conforme pudemos ver nos exemplos apresentados.
Ao utilizá-lo, é muito importante implementar o passo a passo mencionado neste artigo e, principalmente, reaplicar a técnica sempre que necessário. Por fim, acompanhar os resultados também é uma maneira de evitar que o problema volte a acontecer, uma vez que permite identificar se a causa raiz era realmente uma causa raiz.
Agora que você já sabe como aplicar os 5 porquês, quer entender mais sobre as metas SMART? Continue no Blog e confira o conteúdo que produzimos sobre o assunto!
