Aqui na Qulture.Rocks respiramos one-on-ones, avaliações de desempenho, feedbacks, OKRs e todos os assuntos relacionados à gestão de desempenho de uma empresa (e, por consequência, da sua cultura organizacional [1]).
Uma das discussões mais acaloradas que já tivemos foi tentar entender qual é "o" processo de gestão de desempenho fundamental que toda empresa do mundo precisa ter. E chegamos a essa resposta: o Check-in de Desenvolvimento, processo que deve ser feito, no mínimo, 4x ao ano.
Primeiramente, o que é desenvolvimento?
Desenvolvimento, muitas vezes, pode soar como algo subjetivo ou até "abraçador de árvore", mas não é. Por "desenvolvimento" não entendemos nada além da melhoria do desempenho do colaborador. Achamos que o desempenho melhora quando o colaborador tem:
- expectativas de desempenho comunicadas de maneira clara, e
- direcionamento prático de onde e como pode melhorar
Esses são os dois grandes pilares do check-in de desempenho, que como falamos trata da melhoria do desempenho do colaborador.
O que é um check-in de desenvolvimento?
A primeira vez que formatamos o template do processo de check-in de desempenho foi no nosso artigo "Avaliação de Desempenho: Por Onde Começar?". Nele, delineamos o processo:
“O Check-in de Desenvolvimento é um processo, idealmente trimestral, de conversas entre gestor e liderado com base em dois formulários: um formulário de reflexão do liderado (em relação ao seu próprio desempenho e suas expectativas) e um formulário de reflexão do líder (em relação àquele liderado).”
O formulário do liderado
O processo começa com o liderado preenchendo um formulário que serve de guia para uma reflexão cuidadosa do liderado em relação ao seu desempenho.
Esse formulário preenchido servirá de insumo para que o gestor faça, por sua vez, seu formulário, depois de que sentam-se líder e liderado para conversar sobre próximos passos.
Seu questionário inclui as seguintes perguntas:
- Quais foram os principais resultados atingidos no último ciclo[2]?
- O que não está indo tão bem e como isso impacta negativamente o liderado, a equipe e a empresa?
- Como, especificamente, o colaborador pode melhorar na prática?
- O que está indo bem e como isso impacta positivamente o liderado, a equipe e a empresa?
- O que é esperado do liderado no próximo ciclo, em termos de resultados de negócio?
O formulário do líder
O que sugerimos nessa etapa é começar com um conjunto de perguntas que cada gestor deve responder para seus liderados e que acaba servindo de espinha dorsal de uma conversa presencial a ser realizada em seguida.
Vamos às perguntas:
- No que o liderado pode melhorar (resultados e comportamentos)?
- O que não está indo tão bem e como isso impacta negativamente o liderado, a equipe e a empresa?
- Como, especificamente, o colaborador pode melhorar na prática?
- O que está indo bem e como isso impacta positivamente o liderado, a equipe e a empresa?
- O que é esperado do liderado no próximo ciclo, em termos de resultados de negócio?
Quais os objetivos do check-in de desenvolvimento?
O processo, simples e efetivo, tem três objetivos principais:
- provocar a autorreflexão do colaborador em relação ao seu desempenho, seus resultados, suas prioridades e sua carreira;
- clarear o que é esperado do colaborador (pelo seu líder); e,
- dar elementos claros para o desenvolvimento do colaborador, ou seja, para que ele possa melhorar seu desempenho
Qual a frequência ideal do processo?
Como funciona, na prática, um check-in de desenvolvimento? Ele deve acontecer idealmente 4x ao ano (isto é, 1x por trimestre/quarter), sempre próximo da virada de trimestres.
Ele serve de "ritual" de passagem, como se fosse um Revéillon. Portanto, procure conduzir o processo de check-in nas duas semanas que antecedem a virada de trimestre:
- na primeira semana, devem ser feitas as reflexões do liderado;
- entre o fim da primeira semana e o começo da segunda, devem ser feitas as reflexões dos líderes em relação aos seus liderados;
- por fim, ao final da segunda semana, são realizadas as reuniões de discussão dos resultados do check-in, entre líderes e liderados.
O produto final do check-in
A cada final de check-in de desenvolvimento, os colaboradores devem ter, com grande clareza e de maneira claramente articulada, quais são:
- os resultados e projetos que devem ser áreas de foco para o próximo ciclo, e;
- as áreas de desenvolvimento individual em que devem focar seus esforços no próximo ciclo.
Se sua empresa trabalha com metas ou OKRs, as expectativas de resultados e projetos devem ser formatadas neste formato. O mesmo para se sua empresa trabalha com PDIs, ou planos de desenvolvimento individual. No entanto, mesmo que não trabalhe com as ferramentas citadas, é muito importante que cada gestor consiga articular os resultados prioritários esperados de cada um dos seus liderados.
O foco desse processo simples é criar uma cultura de desenvolvimento, fazendo com que “a empresa" (isto é, o conjunto mágico das suas pessoas) passe a entender o que é esperado de cada um efetivamente. Para isso, o primeiro passo é ter conversas claras e diretas sobre desempenho, que gerem feedbacks e feedforwards claros e acionáveis.
A evolução do check-in de desenvolvimento
À medida que os check-ins se tornam praxe na sua organização, eles poderão ser acoplados a outras ferramentas de gestão de desempenho. Duas delas já citamos acima: as OKRs (ou metas) e os PDIs.
Além dessas duas, os check-ins podem — e devem — ser precedidos de uma rodada de feedbacks ou insights livres nas semanas que antecedem o check-in, para que líderes possam ter uma visão mais completa do desempenho dos seus liderados na empresa.
Qual a diferença entre um check-in de desenvolvimento e uma avaliação de desempenho?
Avaliações de desempenho têm, tradicionalmente, dois grandes objetivos: o desenvolvimento (isto é, melhoria) do desempenho dos colaboradores e o fornecimento de insumos para a tomada de decisões de gente (como aumentos, promoções, desligamentos etc). Já o check-in de desenvolvimento tem como grande objetivo o desenvolvimento do desempenho dos colaboradores.
Por isso, é como se otimizássemos a avaliação de desempenho para este fim, extraindo apenas o que há de maior retorno sobre investimento, e deixando a parte de tomada de decisões (usualmente composta por notas e rankings) para outro processo: a avaliação de tomada de decisões, ou Talent Management Review.
Portanto o check-in de desenvolvimento de desempenho é uma parte de uma avaliação de desempenho. E, que fique claro, a parte que achamos que tem mais impacto no desempenho da sua empresa.
Notas:
[1] Acreditamos que há uma relação clara e direta entre gestão de desempenho e uma cultura organizacional incrível. Gestão de desempenho trata, entre outras coisas, de quem é reconhecido e de quem é demitido em uma empresa, e esse é um fator importantíssimo na formação de uma cultura organizacional. E se você estiver reconhecendo e demitindo as pessoas certas, você está bem posicionado para criar uma cultura incrível.
[2] Quando falamos em ciclos, estamos falando do tempo que se passa entre dois check-ins de desempenho, ou seja, espero que menos de 3 meses, se você implementar o processo 4x ao ano.
