Comunicação interna: o que é, importância e como melhorar

Um bom clima organizacional se faz com diferentes fatores, como a convergência de esforços e ações. No entanto, ela se torna bastante difícil quando não há uma comunicação interna eficaz.

Isso porque, evidentemente, é por meio da comunicação que as informações podem fluir de maneira eficiente, permitindo que as pessoas colaboradoras atuem de forma objetiva e estratégica na empresa.

Por isso, neste conteúdo, vamos nos aprofundar no tema e explicar no que consiste a comunicação interna, qual é a sua importância, como melhorá-la, entre outros temas. Acompanhe!

O que é comunicação interna?

Primeiramente, vamos à definição do termo:

Comunicação interna diz respeito ao processo (ou, em alguns casos, setor) responsável pela troca de informações, dados e ideias e que afetam, direta ou indiretamente, os membros de uma organização.

Ela pode acontecer por meio de diferentes níveis, como:

• da diretoria para suas equipes subordinadas;
• da área de RH para outras áreas;
• entre departamentos;
• entre times;
• entre colaboradores de modo geral, sem categorização.

A comunicação interna é a principal responsável pelo alinhamento entre todas essas pessoas, de modo que se busque ao máximo evitar ruídos de comunicação, que podem gerar desmotivação, desengajamento e até turnover.

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Qual a importância da comunicação interna?

Conforme mencionamos, falhas de comunicação comprometem o bom andamento das atividades de uma empresa e podem causar prejuízos quando o assunto é senso de pertencimento por parte das pessoas colaboradoras.

Vamos, então, nos aprofundar nessa importância da comunicação interna!

1. Clima organizacional

O principal impacto de uma boa comunicação interna é no clima organizacional. Isso porque o clima tem como pilar primordial a percepção dos próprios colaboradores sobre o ambiente de trabalho, a cultura, as relações, entre outros fatores.

Nesse sentido, o alinhamento comunicacional é capaz de gerar integração entre as pessoas e delas com a própria empresa, e tudo isso se retroalimenta, contribuindo bastante para a manutenção de um bom clima organizacional.

2. Alinhamento geral

Comunicação pode gerar alinhamento de expectativas, de ideias, de receios, de objetivos, de várias outras coisas. E isso não é diferente na comunicação interna.

Ela torna possível deixar todos “por dentro” de:

• o que a empresa tem como visão de sucesso;
• como as pessoas podem contribuir para atingi-lo;
• mudanças que aconteceram;
• como alterações diversas impactam cada colaborador; entre diversos outros exemplos.

3. Engajamento de profissionais e times

A comunicação interna tem um papel essencial no sentimento de engajamento porque é ela que deixa todos a par das informações referentes ao ambiente em que estão inseridos (o organizacional).

Isso se explica porque, quando conhecemos algo, alguém ou algum lugar, é comum tomarmos aquilo como “familiar” e nos sentimos parte de um todo. Consequentemente, é normal nos engajarmos naquilo (seja uma causa, um grupo ou uma empresa).

4. Produtividade no trabalho

Um melhor clima organizacional e um maior alinhamento são fatores fundamentais para o aumento da produtividade na empresa. Isso porque evita-se retrabalho, assim como ações e atividades conflituosas entre si.

Além disso, por gerar maior engajamento, a comunicação interna naturalmente faz com que as pessoas se sintam instigadas a darem seu melhor e entregarem melhores resultados.

5. Retenção de colaboradores

Todos os fatores citados acima são fortes propulsores de uma maior retenção na empresa, já que o “saldo” entre pontos favoráveis e pontos desfavoráveis a permanecer na empresa tende a ficar positivo.

Afinal, bom clima, bom alinhamento, alto engajamento e maior produtividade fazem com que cada vez menos as pessoas colaboradoras decidam sair para ir em busca de outra instituição para trabalhar.

Como melhorar a comunicação interna da empresa?

Uma boa comunicação interna não se faz sozinha e nem do dia para a noite. Para isso, é preciso tomar algumas ações (sempre baseadas em dados, lembre-se!).

A seguir, vamos entender quais são essas ações que auxiliam na melhora da comunicação interna!

1. Fazer pesquisas

Sejam de clima, de sentimento ou de satisfação (como a eNPS), as pesquisas são fundamentais e devem ser o primeiro passo rumo à melhoria da comunicação interna.

Para isso, elas devem conter perguntas que investiguem a percepção das pessoas sobre o quanto se sentem informadas acerca dos assuntos da empresa e como percebem o fluxo de informações na organização.

Isso porque estratégias embasadas em dados têm muito mais chances de alcançarem o sucesso, já que permitem ações direcionadas ao que é preciso melhorar ou corrigir.

2. Direcionar a atuação das lideranças

A pesquisa Tendências de Comunicação Interna indica que, para 59% das empresas brasileiras, engajar lideranças como comunicadores é o principal desafio de comunicação interna.

O levantamento é realizado há mais de 10 anos pela Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (ABERJ) em parceria com a consultoria Ação Integrada, e este é o principal desafio apontado pelo nono ano consecutivo.

Este dado, por sua vez, está na contramão da importância do papel do líder nas ações da organização. Sendo a liderança a figura mais próxima de uma pessoa colaboradora, ela se torna imprescindível para uma boa comunicação interna em todos os sentidos.

Assim, é fundamental que a liderança seja capaz de estar próxima o suficiente das pessoas da sua equipe e informada o suficiente para repassar informações importantes, assim como reportar e escalar questões apontadas pelas pessoas lideradas.

3. Ter um planejamento de comunicação

Sem estratégia, dificilmente uma comunicação interna será eficaz. Por isso, é importante contar com um planejamento adequado da comunicação, tendo em vista algumas questões, como:

• objetivo;
• público-alvo;
• tom de voz;
• canal de comunicação;
• efetividade;
• medição dos resultados.

4. 1:1s

E, já que falamos em lideranças, uma importante ferramenta de troca de informações entre líder e liderado são as reuniões de one-on-one. Elas permitem um espaço aberto para que a pessoa colaboradora expresse seus anseios, questionamentos, conquistas e vislumbre oportunidades para ela e para a própria empresa.

Sendo assim, as 1:1s são também um importante canal de comunicação interna e devem ser incentivados não só a serem praticados, como também terem certa recorrência. Dessa maneira, é possível colher os resultados disso de forma recorrente.

5. Feedbacks

Conforme comentamos, uma das nuances da comunicação interna é que ela está presente até mesmo nas interações interpessoais na empresa. Sendo assim, os feedbacks também aparecem como importantes personagens na melhoria dessa comunicação.

Eles devem ser trocados tendo como objetivo o apoio mútuo no desenvolvimento dos colaboradores e, para isso, devem ser incentivados por lideranças e time de pessoas nas organizações.

6. Contar com ferramentas e processos adequados

Por fim, quando falamos em comunicação, as formas com que ela pode acontecer são diversas: oral, escrita, por canais diversos etc. No entanto, para uma comunicação interna eficaz, é importante analisar quais são as ferramentas ideais e que melhor atenderão às necessidades da empresa.

Aqui, é fundamental contar com tecnologias capazes de impulsionar tanto o alcance das informações quanto a operacionalização do processo.

E, por falar em processo, existem alguns capazes por si só de melhorar a comunicação interna, como é o caso da gestão de OKRs.

Ao centralizarem informações e permitirem uma visão ampla e próxima de metas, objetivos e resultados da empresa, elas se tornam importantes ferramentas de alinhamento interno.

Qual é a diferença entre comunicação interna e endomarketing?

Apesar de a comunicação interna ser um dos fatores precursores da motivação e do engajamento, seu objetivo principal não é esse — esse é o papel do conhecido Endomarketing.

Ele está mais voltado para estratégias comunicacionais que têm como objetivos principais estimular de maneira direta o engajamento dos profissionais. Como resultado, espera-se que se sintam mais motivados com o trabalho e com a empresa.

Para exemplificar, pense que:

• a comunicação interna reflete toda e qualquer troca com fins informacionais e institucionais;
• o endomarketing são ações mais amplas e de relacionamento com as pessoas colaboradoras, incluindo por exemplo eventos, palestras, ações sociais, entre outros.

Como uma plataforma de gestão de desempenho pode auxiliar na comunicação interna?

Um dos processos que citamos como importantes para a comunicação interna é a gestão de desempenho, certo? Porém, caso ela não seja implementada da melhor maneira possível e sob os meios adequados, de nada pode valer os esforços em utilizá-la.

Para fugir desse problema, é essencial que a empresa como um todo atue estrategicamente na busca por ferramentas que auxiliem nessa gestão. Por exemplo, uma plataforma que conta com funcionalidades capazes de manter todas as pessoas alinhadas sobre os objetivos, as metas, os resultados e as mudanças na empresa.

Com uma ferramenta como a Qulture.Rocks, é possível fazer:

• registro de todos os feedbacks trocados entre as pessoas;
• histórico de assuntos abordados em one-on-ones;
• organização de resultados de avaliações de desempenho;
• aplicação facilitada de pesquisas de clima organizacional;

entre diversos outros processos importantes de comunicação interna.

Tem-se, assim, insumos para tomadas de decisão que visem mudar essa realidade e melhorar os fatores que sofrem influência da má comunicação (clima, alinhamento, produtividade, engajamento, entre outros).

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